Wenn Unternehmen eine betriebliche Krankenversicherung (bKV) einführen, scheitern viele nicht am Wollen, sondern am Wie. Konkret an der Frage, wie die bKV lohnsteuerlich korrekt gestaltet wird, damit der Vorteil tatsächlich vollständig bei den Mitarbeitenden ankommt, ohne dass Steuern und Sozialabgaben einen erheblichen Teil aufzehren. Die Antwort liegt in der richtigen Unterscheidung zwischen Sachlohn und Barlohn, und in der konsequenten Nutzung der gesetzlichen Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Monat.
Dieser Artikel erklärt, wie das Sachlohn-Modell bei der bKV funktioniert, wie es sich vom Barlohn-Modell unterscheidet, welche Voraussetzungen das Finanzamt stellt und was ein konkretes Rechenbeispiel zeigt.
Sachlohn und Barlohn: Der Unterschied entscheidet über die Steuerpflicht
Die Unterscheidung zwischen Sachlohn und Barlohn ist keine Formalität, sie ist steuerrechtlich entscheidend.
Barlohn
Barlohn ist jede Leistung, die in Geld ausgezahlt wird. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden also einen Betrag für eine Krankenversicherung überweisen, damit sie sich selbst eine Krankenzusatzversicherung abschließen, handelt es sich um Barlohn. Dieser Betrag unterliegt der regulären Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen. Der Vorteil für Ihre Mitarbeitenden ist entsprechend geringer, als der Bruttobetrag vermuten lässt, und als geldwerter Vorteil einzuordnen ist.
Sachlohn
Sachlohn ist jede Leistung, die nicht in Geld, sondern in Form von Gütern oder Dienstleistungen gewährt wird. Wenn Sie als Arbeitgeber Versicherungsnehmer eines Gruppenvertrags für die betriebliche Krankenversicherung sind und Ihre Mitarbeitenden direkt über diesen Vertrag abgesichert sind, gilt die Versicherungsleistung als Sachzuwendung. Und genau hier greift die gesetzliche Sachbezugsfreigrenze, weil die betriebliche Krankenversicherung als Zusatzleistung und Ergänzung zum Gehalt gewährt werden kann.
Die 50 Euro Freigrenze für Sachbezüge im Überblick
Nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG sind Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter, pro Mitarbeiter und Monat, steuer- und sozialversicherungsfrei. Diese Regelung gilt für alle Sachzuwendungen zusammen, also nicht ausschließlich für die bKV. Wenn Sie die Freigrenze bereits durch andere Sachbezüge wie Essensgutscheine, Tankgutscheine oder Warengutscheine ausschöpfen, kann die bKV nicht mehr steuerfrei darüber abgerechnet werden. Die betriebliche Krankenversicherung als Sachbezug wird seit 2019 anerkannt.
Entscheidend ist außerdem: Die 50-Euro-Grenze ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Das bedeutet: Wird sie auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Sachbezugswert lohnsteuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Betrag. Steuerfreiheit besteht also nur bei Einhaltung der Grenze.
Voraussetzungen für den steuerfreien Sachlohn bei der bKV
Damit die bKV als Sachlohn anerkannt wird und die Freigrenze genutzt werden kann, müssen drei Bedingungen erfüllt sein, jeweils im gesetzlichen Rahmen.
- Erstens: Sie sind Versicherungsnehmer. Der Gruppenvertrag muss auf Sie als Arbeitgeber laufen. Ihre Mitarbeitenden sind die versicherten Personen, nicht die Vertragspartner des Versicherungsunternehmens. Nur so ist die Zuwendung als Sachleistung einzustufen.
- Zweitens: Kein Auszahlungswahlrecht für den Mitarbeitenden. Das Finanzamt erkennt den Sachlohncharakter nur an, wenn Ihre Mitarbeitenden keinen Anspruch auf eine Barauszahlung statt der Versicherungsleistung haben. Sobald eine Wahlmöglichkeit zwischen Geld und Sachleistung besteht, stuft die Finanzverwaltung die Zahlung als Barlohn ein, unabhängig davon, wie der Arbeitnehmer tatsächlich wählt. Ein barzuschuss anstelle von Versicherungsschutz führt daher ebenfalls zur Einordnung als Barlohn.
- Drittens: Der monatliche Gesamtwert aller Sachbezüge darf 50 Euro nicht überschreiten. Prüfen Sie daher, welche weiteren Sachbezüge Sie Ihren Mitarbeitenden bereits gewähren, bevor Sie die bKV über die Sachbezugsfreigrenze abrechnen.
Betriebliche Krankenversicherung (bKV): So funktioniert das Sachlohn-Modell in der Praxis
Im Sachlohn-Modell zahlen Sie als Arbeitgeber den monatlichen Beitrag direkt an die Versicherungsgesellschaft. Der bKV-Beitrag erscheint in der Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeitenden als Sachbezug, wird jedoch, sofern er die Freigrenze nicht überschreitet, nicht als zu versteuerndes Einkommen ausgewiesen.
Für Ihre Mitarbeitenden ist diese Zusatzversicherung in der monatlichen Bruttoabrechnung damit identisch mit der Nettoauswirkung in diesem Punkt: Sie erhalten den vollen Versicherungsschutz ohne Abzüge. Für Sie als Arbeitgeber sind die Beiträge zur betrieblichen Krankenversicherung als Betriebsausgaben vollständig abzugsfähig; daraus ergeben sich Steuervorteile, weil sie die steuerliche Belastung des Unternehmens mindern.
Die Abrechnung im System
In den meisten Lohnbuchhaltungssystemen wird der Sachbezug über eine eigene Lohnart erfasst. Es empfiehlt sich, die Abrechnung eng mit Ihrer Lohnbuchhaltung abzustimmen, da bei der Zuordnung von Lohnarten und bei mehreren parallelen Sachbezügen leicht Fehler entstehen können. Viele Lohnbuchhaltungssysteme prüfen die Einhaltung der Freigrenze automatisch, aber die Verantwortung für die korrekte Gestaltung liegt beim Arbeitgeber. Eine saubere Dokumentation reduziert zudem spätere Probleme bei Prüfungen.
Rechenbeispiel: Sachlohn als geldwerter Vorteil gegen Gehaltserhöhung
Um den wirtschaftlichen Unterschied greifbar zu machen, hilft ein direkter Vergleich zwischen einer Gehaltserhöhung und der bKV als Sachlohn, also ein einfaches Beispiel zur Einordnung.
Ausgangssituation: Ein Mitarbeiter verdient 3.500 EUR brutto monatlich, ist ledig, Steuerklasse I, gesetzlich krankenversichert. Sie möchten ihm einen monatlichen Vorteil von 40 EUR pro Mitarbeiter zukommen lassen.
Variante A: Gehaltserhöhung um 40 Euro brutto
| Position | Betrag |
|---|---|
| Brutto-Erhöhung | 40,00 Euro |
| Lohnsteuer (ca. 30 %) | 12,00 Euro |
| Solidaritätszuschlag | 0,00 Euro (unter Freigrenze) |
| Sozialversicherung Arbeitnehmer (ca. 20 %) | 8,00 Euro |
| Nettovorteil für den Mitarbeiter | ca. 20,00 Euro |
| Zusatzkosten Arbeitgeber (SV-Anteil AG, ca. 20 %) | 8,00 Euro |
| Gesamtkosten für Sie als Arbeitgeber | ca. 48,00 Euro pro Mitarbeiter |
Variante B: bKV als Sachlohn, 40 Euro monatlich
| Position | Betrag |
|---|---|
| Beitrag an Versicherungsgesellschaft | 40,00 Euro |
| Lohnsteuer | 0,00 Euro |
| Sozialversicherung | 0,00 Euro |
| Nettovorteil für den Mitarbeiter | 40,00 Euro |
| Zusatzkosten Arbeitgeber | 0,00 Euro |
| Gesamtkosten für Sie als Arbeitgeber | 40,00 Euro |
Das Ergebnis ist eindeutig: Im Sachlohn-Modell kommt der vollständige Betrag bei Ihrem Mitarbeiter an. Bei der Gehaltserhöhung verbleiben nach Abzügen nur etwa 20 Euro netto, während Sie als Arbeitgeber sogar mehr zahlen als den nominalen Erhöhungsbetrag. Im Sachlohn-Modell sind die Kosten also geringer. Die bKV als Sachlohn ist damit aus Sicht der Lohnkostenoptimierung ein der Gehaltserhöhung deutlich überlegenes Instrument, wenn der Zweck die Versorgung mit Gesundheitsleistungen ist.
Die 44-Euro-Regelung und die Umstellung auf 50 Euro
In der Praxis ist häufig noch von der „44-Euro-Regelung“ die Rede. Diese historische Bezeichnung stammt aus dem Zeitraum vor 2022, als die monatliche Sachbezugsfreigrenze noch 44 Euro betrug. Zum 1. Januar 2022 hat der Gesetzgeber die Grenze auf 50 Euro angehoben. Wer also noch mit der alten Grenze plant oder kommuniziert, arbeitet mit veralteten Zahlen.
Die aktuelle Grenze von 50 Euro gilt seit 2022 unverändert. Eine erneute Anpassung ist derzeit nicht geplant, kann aber nicht ausgeschlossen werden. Es empfiehlt sich, Tarifrechnungen und interne Kommunikation entsprechend aktuell zu halten.
Nettolohnoptimierung: bKV als Teil eines größeren Konzepts
Die bKV ist häufig nur ein Baustein in einem umfassenderen Modell der Nettolohnoptimierung. In diesem Kontext kombinieren Unternehmen verschiedene steuerlich begünstigte Leistungen und nutzen dabei unterschiedliche steuerliche Möglichkeiten der Umsetzung, um das Nettoeinkommen ihrer Mitarbeitenden zu steigern, ohne die Bruttolohnkosten proportional zu erhöhen. Solche Vorteile können zudem die Mitarbeitergesundheit stärken.
Typische Bausteine in einem solchen Modell sind neben der bKV:
- Essensgutscheine oder Mahlzeitenzuschüsse (bis zu bestimmten Beträgen steuerlich begünstigt)
- Mobilitätszuschüsse für öffentliche Verkehrsmittel (steuerfrei nach § 3 Nr. 15 EStG)
- Kinderbetreuungszuschüsse (steuerfrei nach § 3 Nr. 33 EStG)
- Betriebliche Altersvorsorge durch Entgeltumwandlung
Innerhalb solcher Modelle kann die bKV auch als Investition in Mitarbeiterbindung, Mitarbeitergesundheit und Arbeitgeberattraktivität verstanden werden.
Die Gesamtgestaltung solcher Modelle erfordert Sorgfalt: Jede Sachbezugsleistung muss korrekt auf die 50-Euro-Freigrenze angerechnet werden. Außerdem sind für einzelne Leistungen eigene steuerrechtliche Vorschriften zu beachten, die unabhängig von der allgemeinen Sachbezugsfreigrenze gelten. Ein Steuerberater oder spezialisierter HR-Berater sollte die Gesamtgestaltung prüfen, bevor Sie mehrere Bausteine kombinieren.
Gehaltsumwandlung bei der bKV: Was ist zu beachten?
Ein häufig diskutiertes Modell ist die Finanzierung der bKV durch Gehaltsumwandlung. Dabei verzichtet der Mitarbeitende auf einen Teil seines Bruttogehalts, und dieser Betrag wird stattdessen für die bKV verwendet.
Steuerrechtlich ist dieses Modell jedoch problematisch. Eine echte Gehaltsumwandlung, bei der ein bestehender Gehaltsanspruch reduziert wird, führt in der Regel dazu, dass das Finanzamt die Zahlung dennoch als Arbeitslohn bewertet. Der Sachlohncharakter bleibt nur dann erhalten, wenn der Arbeitgeber die bKV als eigenständige zusätzliche Leistung gewährt und nicht als Ersatz für Barlohn. Der Begriff „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ ist hier der entscheidende gesetzliche Anknüpfungspunkt (§ 8 Abs. 4 EStG seit 2020).
Seit der Verschärfung durch den Gesetzgeber im Jahr 2020 gilt: Sachbezüge dürfen nur dann steuerlich begünstigt behandelt werden, wenn sie zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt werden, nicht als Ersatz dafür. Eine Gehaltsumwandlung, bei der das Gehalt formell reduziert und der eingesparte Betrag als Sachbezug umgewidmet wird, erkennt das Finanzamt nicht mehr an.
Praktische Hinweise für die Einführung des Sachlohn-Modells
Wenn Sie die bKV im Sachlohn-Modell einführen möchten, sollten Sie folgende Punkte vorab klären:
Vertragskonstruktion prüfen
Stellen Sie sicher, dass Sie als Arbeitgeber Versicherungsnehmer sind und Ihre Mitarbeitenden kein Wahlrecht zwischen Geld- und Sachleistung haben. Lassen Sie die Vertragsunterlagen gegebenenfalls von Ihrer Lohnbuchhaltung oder einem Steuerberater auf Sachlohnkonformität prüfen.
Monatliche Sachbezüge zusammenführen
Erfassen Sie alle Sachbezüge, die Sie Ihren Mitarbeitenden gewähren, und prüfen Sie, ob die Gesamtsumme die 50-Euro-Freigrenze einhält. Erstellen Sie eine interne Übersicht, die Sie bei jeder Neueinführung eines weiteren Sachbezugs aktualisieren.
Lohnbuchhaltung abstimmen
Die korrekte lohnsteuerliche Behandlung erfordert eine saubere Einrichtung in Ihrem Lohnbuchhaltungssystem. Klären Sie mit Ihrer Lohnbuchhaltung, welche Lohnart zu verwenden ist und wie die Abrechnung dokumentiert wird; bei speziellen Fragen zur Gestaltung ist zusätzlich die Abstimmung mit Experten sinnvoll.
Kommunikation an Mitarbeitende
Erklären Sie Ihren Mitarbeitenden, wie der Sachlohn funktioniert und warum er für sie persönlich vorteilhafter ist als eine gleichwertige Gehaltserhöhung. Viele Mitarbeitende kennen die steuerlichen Hintergründe nicht und schätzen den Vorteil deshalb weniger, als er es verdient.
Digitale Verwaltung einplanen
Stellen Sie sicher, dass die Einreichung von Belegen, Erstattungsprozesse und Abrechnungsübersichten digital und ohne manuellen HR-Mehraufwand funktionieren. Ein Modell, das administrativ aufwendig ist, wird langfristig ineffizient betrieben werden können.
Was das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung prüft
Bei einer Lohnsteueraußenprüfung schauen die Prüfer gezielt auf Sachbezugsgestaltungen. Sie prüfen dabei auch, ob die gewählte Besteuerung bzw. Versteuerung nachvollziehbar dokumentiert ist. Folgende Punkte stehen erfahrungsgemäß im Fokus:
Ob tatsächlich kein Auszahlungswahlrecht bestanden hat, ob die monatliche 50-Euro-Grenze zuverlässig eingehalten wurde, ob der Arbeitgeber nachweislich Versicherungsnehmer war, ob die Zusätzlichkeitsvoraussetzung nach § 8 Abs. 4 EStG erfüllt ist und ob alle Sachbezüge korrekt auf die Freigrenze angerechnet wurden. Je nach Gestaltung können dabei individuelle Besteuerung, Pauschalversteuerung oder Nettolohnversteuerung relevant sein.
Dokumentieren Sie die Vertragskonstruktion sorgfältig und bewahren Sie Nachweise über die Monatsbeiträge sowie die Gesamtübersicht der Sachbezüge für jeden Mitarbeiter auf. Eine lückenlose Dokumentation schützt Sie bei einer Betriebsprüfung und schafft Rechtssicherheit.
Häufige Fragen zur betrieblichen Krankenversicherung (bKV) als Sachlohn
Was ist der Unterschied zwischen Sachlohn und Barlohn bei der bKV?
Beim Sachlohn treten Sie als Arbeitgeber als Versicherungsnehmer auf und stellen Ihren Mitarbeitenden den Versicherungsschutz direkt zur Verfügung. Diese Zuwendung gilt steuerrechtlich als Sachbezug und ist bis zur monatlichen Freigrenze von 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Beim Barlohn überweisen Sie Ihren Mitarbeitenden hingegen Geld, damit diese selbst eine Versicherung abschließen. Dieser Betrag unterliegt der regulären Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen. Der finanzielle Vorteil für Ihre Mitarbeitenden ist beim Sachlohn-Modell deshalb erheblich größer.
Was passiert, wenn die 50-Euro-Grenze überschritten wird?
Die Sachbezugsfreigrenze ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Wenn der Gesamtwert aller Sachbezüge die 50 Euro auch nur um einen Cent überschreitet, wird der gesamte Sachbezugswert lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Dann können regelmäßig auch Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Es empfiehlt sich daher, die Monatsbeiträge so zu gestalten, dass die Grenze sicher eingehalten wird, und alle weiteren Sachbezüge in der Kalkulation zu berücksichtigen.
Kann ich die bKV über eine Gehaltsumwandlung finanzieren?
Seit der gesetzlichen Verschärfung durch § 8 Abs. 4 EStG im Jahr 2020 ist das nicht mehr möglich. Sachbezüge können nur dann steuerlich begünstigt behandelt werden, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung, bei der ein bestehender Gehaltsanspruch zugunsten eines Sachbezugs reduziert wird, erkennt das Finanzamt nicht mehr als begünstigte Sachleistung an.
Muss ich die bKV in der Lohnabrechnung ausweisen?
Ja. Der Sachbezugswert muss in der Lohnabrechnung erfasst und dokumentiert werden, auch wenn er steuerfrei ist. Für die Lohnsteueraußenprüfung ist eine lückenlose Dokumentation der monatlichen Sachbezüge pro Mitarbeiter erforderlich. Klären Sie die korrekte Einrichtung mit Ihrer Lohnbuchhaltung, bevor Sie die bKV einführen.
Gilt die 50-Euro-Freigrenze pro Mitarbeiter oder für das gesamte Unternehmen?
Die Freigrenze gilt individuell pro Mitarbeiter und pro Monat. Jeder Mitarbeiter kann monatlich Sachbezüge bis zu 50 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten. Es gibt keine unternehmensbezogene Gesamtgrenze.
Was gilt bei Teilzeitkräften oder Minijobbern?
Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze gilt unabhängig vom Beschäftigungsumfang. Auch Teilzeitkräfte und Minijobber können monatlich bis zu 50 Euro an Sachbezügen steuerfrei erhalten. Die bKV ist auch für Minijobber möglich, ohne auf die Verdienstgrenze angerechnet zu werden. Klären Sie die konkrete Umsetzung dennoch mit Ihrer Lohnbuchhaltung. Als Sachbezug kann die betriebliche Krankenversicherung damit gerade für geringfügig Beschäftigte attraktiv sein.
Wie weise ich nach, dass ich Versicherungsnehmer bin und kein Barlohn vorliegt?
Bewahren Sie die Versicherungspolice auf, aus der hervorgeht, dass Sie als Arbeitgeber Versicherungsnehmer sind. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden keinen schriftlichen oder mündlichen Anspruch auf eine Barauszahlung haben. Dokumentieren Sie außerdem die monatlichen Beitragszahlungen an die Versicherungsgesellschaft, sodass Sie im Fall einer Betriebsprüfung den Sachbezugscharakter lückenlos belegen können.
Kann ich die bKV für alle Mitarbeiter gleichzeitig einführen oder muss ich individuell vorgehen?
Sie können den Gruppenvertrag für alle Mitarbeitenden oder für definierte Gruppen gleichzeitig abschließen. Eine individuelle Ausgestaltung pro Mitarbeiter ist nicht erforderlich. Achten Sie darauf, dass die Gruppenvertragsbedingungen keine individuelle Wahlmöglichkeit zwischen Geld- und Sachleistung vorsehen, damit der Sachlohncharakter für alle Teilnehmenden gewahrt bleibt.